Overtatt et styre uten HMS-dokumentasjon? Slik starter dere på nytt

Hvordan starter dere når HMS-dokumentasjonen mangler?

Har dere overtatt et styre uten HMS-dokumentasjon, starter dere med å samle alt som finnes, ta en enkel befaring, notere mangler og lage en 30-dagers plan. Dere trenger ikke få alt perfekt på én gang. Dere trenger å få oversikt og begynne å dokumentere fremover.

Først: ikke få panikk

Hvis dere har overtatt et styre og ikke finner HMS-dokumentasjonen, er dere ikke alene. Dette skjer hele tiden.

Det betyr ikke nødvendigvis at alt er farlig. Men det betyr at styret må ta grep nå, slik at dere får oversikt og kan dokumentere arbeidet videre.

Start med å samle alt

Be om alt som finnes:

• gamle HMS-planer
• brannbok
• el-rapporter
• serviceavtaler
• rapporter fra leverandører
• tidligere avvik
• årshjul
• sjekklister
• styreprotokoller som omtaler HMS
• dokumentasjon hos forvalter
• dokumentasjon hos vaktmester

Ikke vurder alt med en gang. Samle først.

Lag en enkel status

Sorter dokumentasjonen i tre grupper:

• Dette er oppdatert og kan brukes.
• Dette er gammelt, men kan være nyttig historikk.
• Dette mangler eller må sjekkes.

Nå vet dere hva dere har, og hva dere ikke har.

Ta en fysisk HMS-runde

Dokumenter sier ikke alt. Gå gjennom eiendommen. Se på rømningsveier, tekniske rom, garasje, avfallsrom, uteområder, tak, kjeller og andre fellesarealer.

Noter avvik og usikkerhetspunkter. Det er bedre å skrive «ukjent status på el-kontroll» enn å late som dere vet.

Lag en 30-dagers plan

Innen 30 dager bør dere ha:

• samlet eksisterende dokumentasjon
• tatt en enkel befaring
• registrert åpenbare avvik
• laget ansvarsfordeling i styret
• startet HMS-plan
• lagt inn viktige oppgaver i årshjul
• bestilt fagkontroller der det trengs

Dette gir styret kontroll uten at alt må være perfekt.

Dette er et godt tidspunkt å få hjelp

Når styret starter fra rot, er det mye raskere å få hjelp enn å finne ut av alt alene. Vi hjelper med opprydding, system, maler, sjekklister og praktisk plan, slik at dere bygger noe som varer, og er tilpasset dere.

Ofte stilte spørsmål

Hva gjør vi hvis forrige styre ikke har HMS-dokumentasjon?

Start med å samle det som finnes, ta en befaring, noter mangler og lag en enkel plan for videre oppfølging. Vi kan hjelpe styret å rydde opp og få alt inn i system.

Er styret i trøbbel hvis dokumentasjon mangler?

Det viktigste er hva dere gjør når dere oppdager manglene. Start opprydding, dokumenter prosessen og få på plass rutiner fremover.

Må vi lage alt på nytt?

Ikke nødvendigvis. Noe gammelt kan brukes som historikk, men rutiner, sjekklister og risikovurdering bør oppdateres til dagens situasjon.

Hvordan unngår vi at dette skjer igjen?

Bruk et digitalt HMS-system med felles tilgang, dokumentarkiv, årshjul og avvik. Da forsvinner ikke kunnskapen når styret byttes.

Kan du hjelpe et helt nytt styre fra null?

Ja. Dette er en av de viktigste tingene vi hjelper med: å gjøre HMS oversiktlig, praktisk og trygt for styret som ikke vet hvor de skal begynne.