Ny i styret? Få oversikt over HMS fra første dag

Hvor bør du begynne som ny i styret med HMS-ansvar?

Har du fått HMS-ansvaret i styret, er det første du bør gjøre å få oversikt. Ikke start med å lese hele regelverket. Start med å få oversikt over hva dere har, dokumentasjonen og de viktigste risikoområdene. Som styremedlem trenger du ikke ha fagkompetanse eller erfaring, men det er alltid en fordel. Det viktigste er å vite hva som skal følges opp, hva som mangler og hvor dokumentasjonen ligger.

Når HMS plutselig havner på ditt bord

Dette skjer hele tiden: Du blir valgt inn i styret, og før du vet ordet av det har du fått HMS-ansvaret. Kanskje fordi du virker strukturert eller fordi ingen andre rakk opp hånden. Og så sitter du der og tenker: Hva betyr dette egentlig?

Det viktigste er dette: Du trenger ikke være branningeniør, elektriker eller jurist for å gjøre en god jobb. Men du trenger en enkel struktur. HMS i sameie og borettslag handler i praksis om å vite hva som kan gå galt, hva styret må følge opp, og hvordan dere dokumenterer det dere faktisk gjør.

Første steg: finn ut hva dere allerede har

Ikke lag et nytt system før dere vet hva som finnes. Start med å lete etter:

HMS-plan eller internkontrollsystem
brannverndokumentasjon
dokumentasjon på kontroll av tekniske installasjoner som elektrisk anlegg og ladestasjoner.
avvikslister og tidligere tiltak
avtaler med vaktmester, forvalter og leverandører
sjekklister for fellesområder
dokumentasjon for lekeplass, garasje, tekniske rom, tak, kjeller, boder og rømningsveier

Hvis dere ikke finner alt, betyr det ikke at alt er krise. Det betyr at dere må rydde. Og det er faktisk et veldig godt sted å starte.

Ta en enkel HMS-runde på eiendommen

Gå en fysisk runde. Ikke bare sitt i styremøtet og snakk om HMS. Gå gjennom trapperom, garasje, boder, tekniske rom, avfallsrom, uteområder, tak, kjeller og rømningsveier.

Still tre enkle spørsmål:

Kan noen skade seg her?
Kan dette føre til brann, vannskade eller annen alvorlig hendelse?
Har vi dokumentasjon på at dette er vurdert eller kontrollert?

Skriv ned det dere finner. Første runde trenger ikke være perfekt. Den skal bare gi styret et ærlig bilde av virkeligheten.

De fem viktigste områdene å få kontroll på

Når styret er nytt, er det lett å drukne i detaljer. Start heller med disse fem områdene:

Brannvern og frie rømningsveier
Elektrisk anlegg og tekniske installasjoner
Avvik og farlige forhold
Dokumentasjon og rutiner
Årshjul med faste oppgaver

Når disse fem er på plass, blir HMS mye mindre stressende.

Slik hjelper vi styret

Mange styrer prøver å løse HMS med å rydde i gamle permer, tilfeldige PDF-er og «vi tar det på neste møte». Det fungerer sjelden over tid, spesielt når styret byttes ut.

Vi hjelper sameie og borettslag med å få HMS-arbeidet inn i et enkelt digitalt system med ferdige tilpassede maler, sjekklister, avvikshåndtering, påminnelser og dokumentasjon samlet på ett sted. Da slipper nytt styre å starte på nytt hver gang noen går ut. Bruk av Norik Mobil appen gjør også at avviksregistrering, utførelse av internkontroller med tilpassede sjekklister både enkelt og oversiktlig.

Ofte stilte spørsmål

Hva gjør du først når du får HMS-ansvaret i styret?

Start med å finne ut hva dere har av dokumentasjon på tekniske installasjoner og serviceavtaler. Deretter tar du eller sammen med andre i styret, en enkel befaring av fellesarealer og noterer mangler, farer og spørsmål. Dette kan vi hjelpe deg i styret med å få strukturert i et digitalt HMS-system, slik at dere slipper å ha alt i hodet og at dokumentasjonen på at HMS ansvaret blir ivaretatt.

Må vi kunne lover og forskrifter for å ha HMS-ansvar?

Nei, dere må ikke være jurister. Men styret må forstå hvilke oppgaver som skal følges opp, og kunne dokumentere det som blir gjort. Et praktisk HMS-kurs og et enkelt internkontrollsystem gjør dette langt tryggere.

Hva hvis forrige styre ikke har gjort noe med HMS?

Da starter dere med opprydding. Samle det som finnes, ta en befaring, lag en enkel plan og dokumenter hva dere gjør videre. Vi hjelper ofte styrer som starter nesten fra null.

Hvorfor bør vi bruke HMS-system i stedet for Word og Excel?

Fordi HMS ikke bare er dokumenter. Det er oppgaver, frister, avvik, kontroller, ansvar og historikk. Et system gir styret oversikt over hva som er gjort, hva som mangler og hvem som har ansvar.

Kan HMS gjøres enkelt for et lite styre?

Ja. Små styrer trenger ofte den enkleste løsningen, fordi de har lite tid og få personer til å følge opp. HMS skal ikke bli et ekstra fulltidsprosjekt. Det skal være ryddig, forståelig og mulig å følge opp.