Hva er egentlig et HMS-system for sameie og borettslag?

Hva gjør et HMS-system for styret i praksis?

Et HMS-system for sameie og borettslag er et digitalt verktøy som samler rutiner, internkontroller, sjekklister, avviksregistrering, årshjul, risikoanalyser, handlingsplaner og dokumentasjon på ett sted. Målet er ikke mer papirarbeid. Målet er at styret skal vite hva som er gjort, hva som mangler og hva som må følges opp.

HMS-system er mer enn en digital perm

Et godt HMS-system er ikke bare et sted der dere laster opp dokumenter. Det er styrets arbeidsverktøy.

I sameie og borettslag skjer det mye over tid. Nye styremedlemmer kommer inn. Gamle går ut. Leverandører byttes. Dokumenter ligger i e-post, hos forvalter, i fakturaen, i en gammel perm eller hos en tidligere styreleder. Plutselig vet ingen hvor siste el-kontroll ligger.

Det er akkurat her et HMS-system gjør styrehverdagen enklere.

Hva bør et godt HMS-system inneholde?

Et praktisk HMS-system bør inneholde:

• HMS-plan, HMS bok og rutiner
• risikovurdering, risikoanalyser
• sjekklister, internkontroller og vernerunder
• avvik og tiltak
• brannvern og brannbok
• dokumentasjon fra kontroller
• oversikt over ansvar og frister
• påminnelser
• dokumentarkiv
• historikk for nytt styre

Poenget er ikke å gjøre HMS større. Poenget er å gjøre det mer oversiktlig.

Hvorfor holder det sjelden med en perm?

En perm kan fungere hvis alt blir oppdatert, alle vet hvor den står, og ingen dokumenter forsvinner. I praksis er det sjelden sånn.

Vi ser ofte styrer som har litt på e-post, litt i Dropbox, litt hos forvalter, litt i gammel perm og litt hos et styremedlem som sluttet for tre år siden. Da har dere ikke egentlig kontroll. Dere har bare dokumenter på avveie.

Digital HMS gir bedre oppfølging

Når HMS-arbeidet ligger digitalt, blir det lettere å:

• registrere avvik med en gang
• få påminnelser om kontroller
• finne dokumentasjon ved tilsyn
• gi nytt styre tilgang til historikk og opplæring
• følge opp leverandører
• se hva som faktisk er gjort

For et styre med lite tid er dette verdifullt. Ikke fordi systemet gjør jobben alene, men fordi det minner dere på det som ellers blir glemt.

Vår anbefaling

Velg et HMS-system som er laget for sameie og borettslag, ikke et stort industrisystem med funksjoner dere aldri bruker. Styret trenger praktiske sjekklister, ferdige maler med rutiner og praktiske dokumenter til å informere beboere om branninstrukser, lading av el sykler/el sparkesykler, hva som kan oppbevares i boder og garasjeanlegg. I tillegg til enkel avviksregistrering, dokumentasjon og opplæring som forklarer hva dere faktisk skal gjøre.

Det er denne kombinasjonen vi anbefaler: Velg et digitalt HMS og internkontroll system, få opplæring og praktisk rådgivning utfra deres behov og hvilke lovkrav dere må følge. Ikke bare «her er en innlogging, lykke til».

Sjekk også om dere har Styreansvarsforsikring og hva den ikke dekker. Da kan dere unngå ubehagelige overraskelser på et senere tidspunkt.

Ofte stilte spørsmål

Trenger sameie og borettslag HMS-system?

Styret bør ha et system for å følge opp HMS og internkontroll. Det kan være enkelt, men det må gi oversikt over ansvar, risiko, rutiner, kontroller, avvik og dokumentasjon.

Hva er forskjellen på HMS-system og internkontrollsystem?

Begrepene brukes ofte om hverandre. Poenget er at styret skal jobbe systematisk med helse, miljø og sikkerhet og kunne dokumentere det som blir gjort. Et enkelt HMS-system kan bare inneholde dokumenter med årshjul. Et komplett HMS-system og internkontrollsystem inneholder også alle internkontrollene som skal utføres med sjekklister i forhold til når de skal utføres, hvilken mnd. og hvor ofte.

Er digitalt HMS-system bedre enn papirperm?

For de fleste styrer, ja. Et digitalt system gir bedre oversikt, historikk, påminnelser og tilgang for nytt styre. Det gjør også avvik og kontroller lettere å følge opp.

Hva bør vi spørre om før vi kjøper HMS-system?

Spør om systemet er tilpasset for sameie og borettslag med maler, sjekklister, avviksregistrering, dokumentlagring, påminnelser, app, opplæring og mulighet for rådgivning. Hjelpen rundt systemet er ofte det som avgjør om styret faktisk bruker det.

Kan du hjelpe oss med å sette opp systemet?

Ja. Vi hjelper styret med oppsett, tilpasning, kurs og praktisk gjennomgang, slik at dere slipper å finne ut av alt alene.