Hva er et avvik – og hvordan håndterer styret det riktig?

Hvordan registrerer og følger styret opp et avvik?

Et avvik i sameie og borettslag er et forhold som ikke er som det skal være, og som styret må vurdere. Registrer hva som er oppdaget, sett ansvarlig og frist, bestem tiltak, og lukk avviket når det er utbedret. Da blir ikke viktige ting glemt.

Et avvik er ikke farlig å registrere

Mange styrer er litt redde for ordet avvik. Det høres ut som en feil eller en avsløring. Men et avvik er egentlig bare en måte å få orden på noe som må følges opp.

Et avvik betyr: Dette må vi se på, vurdere og gjøre noe med.

Eksempler på avvik

I sameie og borettslag kan avvik være:

• blokkert rømningsvei
• defekt lys i trapp
• slukkeutstyr som mangler kontroll
• lekkasje eller fukt
• skade på lekeplass
• feil lagring i teknisk rom
• manglende el-dokumentasjon
• hull i brannskille
• glatt inngangsparti
• beboer har meldt om farlig forhold

Avvik kan være små eller store. Poenget er at de ikke skal bli glemt.

Slik håndterer styret avvik

Bruk denne enkle metoden:

• Registrer hva som er oppdaget.
• Legg ved bilde hvis mulig.
• Vurder alvorlighet.
• Sett ansvarlig person.
• Sett frist.
• Bestem tiltak.
• Lukk avviket når det er utbedret.
• Lagre dokumentasjon.

Dette er mye bedre enn å skrive «må fikses» i et møtereferat og håpe at noen husker det.

Hvorfor digital avviksregistrering hjelper

Når avvik registreres digitalt, kan styret se status:

• Hva er åpent?
• Hva er lukket?
• Hvem har ansvar?
• Hva haster?
• Hva er dokumentert?

Det gir også trygghet hvis noen senere spør hva styret gjorde med et kjent problem.

Beboerne kan være styrets øyne

Beboerne ser mye styret ikke ser. Lag en enkel rutine for at beboere kan melde fra om farlige forhold. Det betyr ikke at alt er krise. Det betyr at styret får bedre oversikt.

Ofte stilte spørsmål

Hva regnes som et HMS-avvik?

Et HMS-avvik er et forhold som kan påvirke sikkerhet, helse, miljø, brannvern eller drift, og som bør vurderes eller utbedres.

Må alle småfeil registreres som avvik?

Ikke alt må gjøres stort. Men forhold som kan gi skade, brannfare, dårlig sikkerhet eller manglende dokumentasjon bør registreres, slik at styret kan følge det opp.

Hvordan lukker styret et avvik?

Når tiltaket er gjennomført, dokumenterer dere hva som er gjort, dato, eventuelt bilde eller faktura/rapport, og markerer avviket som lukket.

Hvorfor er avvikssystem bedre enn e-post?

E-post forsvinner lett. Et avvikssystem gir ansvar, frist, status og historikk. Det gjør det mye enklere for styret å ha kontroll. Ved en evnt. rettslig sak eller en brann, har styret også dokumentert at de har ivaretatt ansvaret.

Kan du hjelpe oss å sette opp avvikssystem?

Ja. Vi hjelper styret med enkel avviksregistrering, rutiner og opplæring, slik at avvik faktisk blir fulgt opp.