Effektivt HMS-system for sameie og borettslag: Dette må du vite

Et digitalt HMS-system for sameie og borettslag, gjør det enklere og mer effektivt for styret å holde oversikt over HMS-arbeidet og følge opp kravene som gjelder. Styret har ansvar for at helse, miljø og sikkerhet (HMS) blir ivaretatt i bygg og fellesarealer, og at nødvendige kontroller, risikovurderinger, avvik og tiltak blir fulgt opp og dokumentert. Men hvordan kan styret sørge for at alle HMS-oppgavene blir gjennomført uten at arbeidet blir unødvendig komplisert og tidkrevende? Et digitalt HMS- og internkontrollsystem som Norik Web samler oppgaver, rutiner, kontroller og dokumentasjon på ett sted og gjør det enklere å arbeide systematisk med HMS gjennom hele året.

I denne artikkelen ser vi nærmere på hva et digitalt HMS-system er, hvordan det fungerer for et sameie eller et borettslag, og hvilke funksjoner et godt HMS-system bør inneholde. Vi viser også hvordan Norik Web og Norik Mobil appen kan brukes til å organisere og dokumentere HMS-arbeidet og gi styret bedre oversikt over oppgaver, frister og oppfølging.

Hva er et HMS-system, og hvordan fungerer det for sameie og borettslag?

Et HMS-system er et verktøy som hjelper virksomheter, borettslag og sameier med å dokumentere og følge opp sitt arbeid med helse, miljø og sikkerhet på en systematisk måte. For sameie og borettslag betyr dette at styret kan få kontroll på alle HMS-oppgaver, slik som brannsikkerhet, elektriske installasjoner, VVS, vedlikehold av fellesarealer og andre forhold som er viktige for beboernes trygghet.

For et borettslag eller sameie kan et digitalt HMS-system fungere som en komplett og oversiktlig planleggings- og dokumentasjonssystem. Systemet gir oversikt over lovpålagte oppgaver og sikrer at alt fra rutiner, risikovurderinger, avviksregistrering til regelmessige kontroller, utføres og dokumenteres i henhold til gjeldende krav. Ved å benytte effektive HMS-systemer som Norik Web, blir HMS-arbeidet integrert i et brukervennlig digitalt system, hvor de ansvarlige, kan ha tilgang via både desktop og mobilapp. Dette gjør det også enkelt for styret, HMS-ansvarlig og vaktmester, å rapportere, lagre dokumenter og automatisere oppgaver for å holde oversikt over alle nødvendige tiltak.

Hvilke funksjoner bør et effektivt HMS-system for sameie og borettslag inneholde?

En effektivt HMS-system for sameie og borettslag må være brukervennlig, enkelt og praktisk, men samtidig omfattende nok til å dekke alle relevante områder som brannsikkerhet, elektro, VVS, lekeplasser og bygninger. Et fullverdig HMS-system bør minimum inkludere følgende:

• Dokumentarkiv og HMS-dokumentasjon: Et samlet og oversiktlig arkiv for rutiner, risikovurderinger, handlingsplaner, HMS bok, brannbok, serviceavtaler, servicerapporter og annen viktig dokumentasjon. Da slipper styret å lete etter dokumenter i e-poster, permer og ulike mapper.
• Sjekklister og kontrollskjemaer: Ferdige og tilpassede sjekklister gjør det enklere å gjennomføre vernerunder og andre HMS-kontroller. Styret får dokumentert hva som er kontrollert, når kontrollen ble utført, hvem som utførte den og hvilke oppgaver som eventuelt må følges opp.
• Risikovurdering og handlingsplan: Systemet bør gjøre det enkelt å kartlegge og vurdere risiko og opprette tiltak der det er nødvendig. Tiltakene bør kunne følges opp i en handlingsplan med ansvarlig person og frist.
• Avviksregistrering og oppfølging: Feil, mangler og uønskede hendelser bør kunne registreres med en gang. Styret må kunne følge avviket fra det blir oppdaget til nødvendige tiltak er gjennomført og avviket kan lukkes.
• Årshjul, oppgaver og automatiske påminnelser: Et godt HMS-system bør gi oversikt over hvilke kontroller og oppgaver som skal gjennomføres gjennom året. Automatiske varsler og påminnelser gjør det lettere å følge opp frister og reduserer risikoen for at viktige HMS-oppgaver blir glemt.
• Mobil tilgang: Med en mobilapp kan vernerunder, kontroller og avvik registreres direkte ute i bygget eller på fellesområdene. Det gjør det enklere å dokumentere arbeidet mens det faktisk utføres.
• Rutiner og prosedyrer: Styret bør ha enkel tilgang til relevante rutiner og instrukser, for eksempel for brannvern, avvik, beredskap, elektrisk sikkerhet og andre HMS-områder som gjelder for boligselskapet.
• Relevant regelverk: Systemet bør gi tilgang til relevant HMS-regelverk og gjøre det lettere for styret å forstå hvilke krav som gjelder og hva som må følges opp.
• Tydelig ansvarsfordeling: Det bør være enkelt å fordele oppgaver og ansvar mellom styremedlemmer, vaktmester eller andre som utfører HMS-oppgaver, slik at det er tydelig hvem som skal gjøre hva.

Norik Web og Norik Mobil appen samler disse delene av HMS-arbeidet i ett enkelt og effektivt system, slik at styret får bedre oversikt over hva som skal gjøres, hvem som har ansvaret, hva som er utført og hva som fortsatt må følges opp.

Hvordan kan et HMS-system forbedre sikkerheten og effektiviteten i sameie og borettslag?

Et godt implementert HMS-system kan få flere positive ringvirkninger for både styret og de som bor i sameiet eller borettslaget. Først og fremst gir et digitalt HMS-system en synlig og lett tilgjengelig oversikt over hvilke oppgaver som må følges opp. Dette forenkler styrets arbeid ved å redusere risikoen for at noe blir glemt eller oversett. En trygg og oversiktlig håndtering av HMS-oppgaver reduserer muligheten for ulykker, og sikrer at alle pålagte kontroller blir gjennomført til riktig tid.

HMS-systemer som Norik Web har også lagt til rette for at rapportering skjer raskt og enkelt, noe som gir styret mulighet til å reagere umiddelbart dersom det skulle oppstå eventuelle avvik eller farlige situasjoner. Et annet viktig aspekt er at systemet sørger for at alt arbeid er dokumentert, noe som gjør det enkelt å fremvise fullstendig rapportering til tilsynsmyndigheter og til den årlige HMS rapporteringen i forbindelse med generalforsamling.

Sikkerheten forbedres også ved at styret har kontroll over vedlikehold av tekniske installasjoner, fra brannvern til VVS-anlegg. På den måten sørger HMS-systemet for at sameiet eller borettslaget ivaretas på en trygg måte til enhver tid, og at tiltak for blant annet brannsikkerhet blir ivaretatt på en systematisk måte.

Digitalt HMS-system for borettslag og sameier

Norik Web er et digitalt HMS- og internkontrollsystem som har vært på markedet siden 2002. Systemet brukes til å samle og strukturere HMS-arbeidet, med blant annet sjekklister og kontrollskjemaer, risikovurderinger, avvik, rutiner, dokumentasjon, oppgaver og påminnelser. Med Norik Mobil kan kontroller og avvik også registreres direkte via appen.

En viktig del av løsningen er at styret ikke trenger å bygge opp internkontrollsystemet fra bunnen av. Systemet inneholder ferdige maler og sjekkpunkter, og styret får hjelp med å tilpasse oppsettet til egne bygg, tekniske anlegg, fellesområder og HMS-behov. Det gjør det enklere å komme i gang og få på plass en struktur som er relevant og tilpasset behovene til sameiet eller borettslaget.

Norik er uavhengig av hvilken forretningsfører borettslaget eller sameiet benytter. Dersom styret senere velger å bytte forretningsfører, kan HMS-systemet og historikken videreføres. Styret slipper dermed å starte på nytt med et annet internkontrollsystem fordi forretningsfører endres.

HMS-dokumentasjonen lagres digitalt med sikkerhet og backup, slik at viktig historikk, utførte kontroller, avvik og dokumenter er tilgjengelige for styret over tid. Dette er særlig nyttig når det er styreskifte og nye som tar over HMS rollen, ved tilsyn eller når styret trenger å finne tilbake til tidligere dokumentasjon.

Målet er å gi styret en enklere måte å holde oversikt over hva som skal gjøres, få påminnelser om oppgaver og kontroller, dokumentere det som er utført og følge opp det som gjenstår.