Personvernerklæring

1. Behandlingsansvarlig

Det er Line Woldengen Consulting (org.nr. 987 343 923) som er behandlingsansvarlig for de personopplysninger som samles inn og behandles i forbindelse med drift av nettstedet hms-internkontroll.no, kundekontakt, administrasjon av Norik Web/Mobil, og gjennomføring av HMS-kurs.

Vår kontaktinformasjon er:

2. Personopplysninger som behandles

Vi samler inn og behandler personopplysninger i ulike situasjoner. Hvilke opplysninger vi behandler avhenger av din relasjon til oss:

• Ved kontakt via nettsted eller telefon: Navn, e-postadresse, telefonnummer, navn på boligselskap/sameie/bedrift og innholdet i din henvendelse.
• Ved etablering av kundeforhold (Norik HMS-system): Kontaktopplysninger for styreledere, styremedlemmer og vaktmestere (navn, e-post, telefon, adresse, rolle i boligselskapet) for å opprette brukerkontoer.
• Ved påmelding og gjennomføring av HMS-kurs: Navn på deltakere, e-postadresse, telefon, tilknyttet boligselskap og eventuell faktureringsinformasjon.
• Ved besøk på våre nettsider: Vi bruker Google Tag Manager og Google Analytics (GA4) til å måle sidevisninger, samt om du sender inn et kontaktskjema eller klikker på et telefonnummer for å ringe oss. Vi bruker også Google Ads til å måle hvilke annonser som fører til henvendelser. Disse verktøyene aktiveres først når du samtykker til informasjonskapsler nedenfor, og vi lagrer aldri navn, e-post eller telefonnummer i denne målingen, kun at en henvendelse fant sted og hvilken type den var.

3. Formålet med behandlingen

Vi behandler personopplysninger utelukkende for spesifikke og legitime formål:

• Å besvare henvendelser, forespørsler og gi pristilbud.
• Å levere, drifte og vedlikeholde Norik HMS- og internkontrollsystem (Web og Mobil) i henhold til inngått avtale.
• Å administrere og gjennomføre kurs, samt utstede kursbevis og dokumentasjon.
• Å sende ut nødvendig driftsinformasjon, oppdateringer om systemet, eller endringer i HMS-regelverket som påvirker kunden.
• Å forbedre funksjonaliteten og brukeropplevelsen på nettstedet vårt.

4. Det rettslige grunnlaget for behandlingen

Vår behandling av personopplysninger har hjemmel i følgende rettslige grunnlag iht. GDPR artikkel 6:

• Oppfyllelse av avtale (Art. 6 nr. 1 b): Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale der den registrerte er part, for eksempel leveranse av Norik-systemet eller gjennomføring av bestilte kurs.
• Samtykke (Art. 6 nr. 1 a): Der du frivillig har oppgitt informasjon via vårt kontaktskjema eller samtykket til informasjonskapsler på nettsiden. Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke.
• Rettslig forpliktelse (Art. 6 nr. 1 c): Behandling som er nødvendig for å oppfylle lovpålagte plikter, for eksempel bokføring og økonomisk rapportering iht. bokføringsloven.
• Berettiget interesse (Art. 6 nr. 1 f): Behandlingen er nødvendig for formål knyttet til våre berettigede forretningsmessige interesser, for eksempel å sikre og forbedre våre tjenester, forutsatt at den registrertes rettigheter ikke veier tyngre enn denne interessen.

5. Mottakere av opplysningene

Vi selger eller overfører aldri dine personopplysninger til tredjepart for markedsføringsformål. Dine opplysninger deles kun i følgende tilfeller:

• Underleverandører (Databehandlere): Vi benytter anerkjente IT- og driftsleverandører som leverer skyløsninger, e-posttjenester og driftsinfrastruktur for Norik. Disse behandler data kun på våre vegne og i streng overensstemmelse med skriftlige databehandleravtaler.
• Offentlige myndigheter: Dersom det foreligger en lovpålagt opplysningsplikt eller rettslig kjennelse, kan opplysninger utleveres til politi, skattemyndigheter eller tilsynsorganer.

6. Sletting av personopplysninger

Vi lagrer ikke dine personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen. Dette innebærer at:

• Kontaktopplysninger fra uforpliktende henvendelser slettes innen 12 måneder dersom det ikke etableres et kundeforhold.
• Kundeopplysninger knyttet til aktive Norik-lisenser lagres så lenge lisensavtalen løper, og slettes senest 6 måneder etter avtalens opphør.
• Regnskapsinformasjon lagres i inntil 5 år i henhold til bokføringslovens krav.

7. Rettigheter for den registrerte

Som registrert har du sterke rettigheter knyttet til egne personopplysninger. Du kan når som helst kreve:

• Innsyn: Rett til å få bekreftelse på om vi behandler opplysninger om deg, og innsyn i disse.
• Retting: Rett til å kreve at uriktige eller ufullstendige opplysninger blir korrigert uten ugrunnet opphold.
• Sletting ("retten til å bli glemt"): Rett til å kreve sletting av dine personopplysninger, med mindre vi har en lovpålagt plikt til å beholde dem.
• Begrensning og protest: Rett til å kreve begrenset behandling, samt rette innsigelser mot vår berettigede interessebehandling.
• Dataportabilitet: Rett til å motta dine opplysninger i et strukturert og maskinlesbart format.

Dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter, kan du kontakte oss på post@hms-internkontroll.no. Du har også rett til å klage til Datatilsynet dersom du mener vår behandling strider mot regelverket.

8. Informasjonssikkerhet

Vi beskytter dine personopplysninger gjennom både fysiske, tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak. Nettstedet og våre databaser bruker kryptert overføring (HTTPS/SSL), moderne brannmurer, samt strenge tilgangskontroller for å sikre at kun autorisert personell hos Line Woldengen Consulting og våre godkjente databehandlere har tilgang til opplysningene.