HMS-arbeid i sameie og borettslag: Slik sikrer du et trygt og sunt miljø

HMS-arbeidet har stor betydning for alle som bor i sameiet eller borettslaget, og det er viktig at styret har en strukturert og systematisk oppfølging av dette arbeidet. HMS-arbeid innebærer også en del organisering og dokumentasjon. Men hvordan sikrer man at dette arbeidet blir håndtert på en effektiv måte uten at det blir for komplisert?

I denne artikkelen ser vi nærmere på hva HMS-arbeid i borettslag og sameier innebærer, hvilket ansvar styret har, hva som bør dokumenteres og hvordan arbeidet kan organiseres i praksis. Vi ser også på hvordan et digitalt HMS-system kan gjøre den løpende oppfølgingen enklere for styret.

Hva innebærer HMS-arbeid i et sameie eller borettslag?

HMS-arbeid i et sameie eller borettslag handler om å skape og opprettholde et trygt og sunt bomiljø for alle beboere. Dette omfatter systemer og rutiner for håndtering av alt fra brannsikkerhet, til vedlikehold av tekniske installasjoner. Styret må sørge for at nødvendige tiltak blir gjennomført for å minimere risiko for ulykker og skader, både når det gjelder fysisk sikkerhet (som for eksempel brannsikkerhet og el-sikkerhet) og beboernes velvære (som inneklima og forebygging av fuktskader). HMS-arbeidet handler også om å sikre at styrets ansvar overholder gjeldende lover og forskrifter, samt at nødvendige kontroller er utført og at dokumentasjon er på plass.

HMS-regelverket gjelder for alle norske virksomheter og for sameie og borettslag er det styret som er ansvarlig for å iverksette og følge opp HMS-arbeidet. I praksis krever dette at det finnes et strukturert system for å dokumentere alt arbeid som gjøres, samt for å følge opp avvik og risikovurderinger. Det er her et godt HMS-system kan gjøre en stor forskjell. En løsning som Norik Web og Mobil, gir styrene en effektiv og brukervennlig metode for å holde oversikt over alle HMS-oppgaver.

Hvis styret er usikker på hvilke oppgaver som dekkes under HMS-arbeid, vil et HMS- og internkontrollsystem som Norik, kunne hjelpe til gjennom ferdige maler for risikoanalyser, rutiner, praktiske dokumenter, HMS bok og sjekklister for internkontroller. Disse er spesielt tilpasset områder som brann, elektro, el-bil ladere, VVS, utearealer, fasader, lekeplasser, arbeidsmiljø og mer. Dette gjør at dere som er i styret i sameiet eller borettslaget kan unngå farer som kan resultere i skader, tap, personlig ansvar eller mer komplekse og kostbare fremtidige tiltak.

Hvorfor er HMS-arbeid viktig for beboernes trivsel og sikkerhet?

Trygghet, helse og trivsel handler først og fremst om menneskene som bor der. Hjemmet vårt skal være et sted der vi føler oss trygge og kan senke skuldrene. Derfor er et godt og forebyggende HMS-arbeid viktig i alle borettslag og sameier, enten det er snakk om ti eller flere hundre boliger.

For styret handler HMS om å bry seg om det som kan påvirke sikkerheten i hverdagen. At rømningsveiene er frie hvis det begynner å brenne. At brannvern og tekniske anlegg blir kontrollert. At feil og mangler blir oppdaget og fulgt opp før de utvikler seg til noe mer alvorlig. Og at bygg og fellesområder blir tatt vare på, både for menneskene som bor der og for verdiene de sammen eier.

Mye av det beste HMS-arbeidet er faktisk det beboerne aldri legger merke til. Det er ulykken som ikke skjer, brannen som ikke får utvikle seg, og feilen som blir oppdaget og rettet i tide. Det er nettopp derfor det forebyggende arbeidet er så viktig.

Ingen kan gardere seg mot alt. Men når styret kjenner risikoene, har gode rutiner og følger opp kontroller og avvik, står man langt bedre rustet dersom noe skulle skje. God dokumentasjon gjør det også lettere å vite hva som er gjort, hva som må følges opp og hvilke tiltak som allerede er satt i verk.

Et digitalt HMS-system som Norik Web og Mobil kan hjelpe styret med å holde denne oversikten. Oppgaver, kontroller, avvik, risikovurderinger og dokumentasjon samles på ett sted, med påminnelser om det som skal følges opp. Teknologien gjør ikke HMS-arbeidet for styret – men den kan gjøre det betydelig enklere å huske, gjennomføre og dokumentere det som er viktig.

Hvordan strukturere HMS-arbeidet i borettslaget eller sameiet for best resultat?

Godt HMS-arbeid handler først og fremst om å ha oversikt og gode rutiner for oppfølging. Styret trenger ikke gjøre alt selv, men må sørge for at nødvendige kontroller, risikovurderinger og tiltak blir gjennomført og dokumentert. En enkel struktur kan være:

• Kartlegg hva dere har ansvar for: Start med å få oversikt over bygninger, fellesarealer, tekniske anlegg og andre forhold som styret må følge opp. Dette kan blant annet være brannsikkerhet, elektriske anlegg, ventilasjon, garasjeanlegg, lekeplasser, rømningsveier og uteområder.
• Gjennomfør risikovurderinger: Vurder hva som kan gå galt, hvor sannsynlig det er at det skjer og hvilke konsekvenser det kan få. Risikovurderingen gjør det lettere å prioritere hva styret bør følge opp først.
• Lag en handlingsplan: Dersom risikovurderingen eller en kontroll avdekker forhold som må utbedres, bør tiltakene samles i en handlingsplan. Her bør det fremgå hva som skal gjøres, hvem som har ansvar og når tiltaket skal være gjennomført.
• Lag et årshjul for HMS-arbeidet: Mange kontroller og oppgaver skal gjennomføres regelmessig. Et årshjul gir styret oversikt over hva som skal gjøres gjennom året, slik at viktige oppgaver og frister ikke blir glemt.
• Gjennomfør jevnlige vernerunder og kontroller: Forholdene i et borettslag eller sameie endrer seg. Regelmessige kontroller gjør det lettere å oppdage feil, mangler og nye risikoer før de utvikler seg til større problemer.
• Registrer og følg opp avvik: Et avvik bør ikke bare registreres – det må også følges opp. Styret bør ha en enkel rutine for hvem som mottar avviket, hva som skal gjøres, hvem som har ansvar og når saken kan avsluttes.
• Dokumenter HMS-arbeidet: Risikovurderinger, kontroller, avvik, tiltak, service- og kontrollrapporter og viktige rutiner bør dokumenteres og være enkelt tilgjengelige. Det gir styret kontinuitet i arbeidet og gjør det lettere å finne frem dokumentasjonen ved styrebytte eller tilsyn.

Tips for å involvere beboerne i HMS-arbeidet

Det er styret som har ansvar for å følge opp HMS-arbeidet i borettslaget eller sameiet, men beboerne spiller også en viktig rolle. De ferdes på området hver dag og kan ofte oppdage feil, mangler eller farlige forhold før styret blir kjent med dem.

God informasjon og en enkel måte å melde fra på kan derfor bidra til at problemer blir oppdaget og fulgt opp tidligere.

• Gi tydelig og jevnlig informasjon: Informer beboerne om HMS-rutiner som angår dem, for eksempel brannsikkerhet, rømningsveier, oppbevaring i fellesarealer, lading av elsykler og elsparkesykler, avfallshåndtering og hva de skal gjøre dersom en hendelse oppstår.
• Gjør det enkelt å melde fra: Beboerne bør vite hvor de skal henvende seg dersom de oppdager en feil eller noe som kan innebære risiko. Jo enklere det er å melde fra, desto større er sannsynligheten for at styret får vite om problemet tidlig.
• Fortell hvorfor tiltak gjennomføres: Det er lettere å få forståelse for regler og tiltak når beboerne vet hvorfor de er nødvendige. En sykkel som ikke kan stå i en rømningsvei eller et forbud mot oppbevaring i en trappeoppgang handler ikke om å lage unødvendige regler – det handler om sikkerheten til alle som bor der.
• Bruk beboernes observasjoner: Beboerne kan være en viktig kilde til informasjon om forhold styret ikke ser i det daglige, som manglende belysning, glatte områder, blokkerte rømningsveier, skader eller andre forhold som bør undersøkes.

Når beboerne vet hva de skal være oppmerksomme på, hvorfor det er viktig og hvordan de kan melde fra, blir det enklere for styret å fange opp risiko og følge opp HMS-arbeidet.

Et digitalt HMS-system kan gjøre dette enklere å følge i praksis. I Norik Web kan styret blant annet bruke ferdige maler og sjekklister, gjennomføre risikovurderinger, opprette handlingsplaner, registrere og følge opp avvik og samle HMS-dokumentasjonen på ett sted. Oppgaver kan legges inn i et årshjul med varslinger og påminnelser, mens Norik Mobil gjør det mulig å gjennomføre kontroller og registrere avvik direkte ute på eiendommen. Beboere kan også melde inn avvik direkte i systemet ved bruk av en QR kode.

For borettslag og sameier som trenger hjelp til å komme i gang, kan systemet også settes opp og tilpasses etter behov ut fra type bygninger, tekniske anlegg, fellesområder og de faktiske HMS-oppgavene styret har ansvar for.