Styrets ansvar for HMS i sameie og borettslag – dette må dere faktisk gjøre

Hva er styrets ansvar for HMS i sameie og borettslag?

Styret i sameie og borettslag har ansvar for å organisere og følge opp HMS-arbeidet for fellesarealer og felles installasjoner. Styret må ikke gjøre alt selv, men dere må sørge for at oppgavene blir gjort, at avvik blir fulgt opp, og at dokumentasjonen er i orden. Det er lovpålagt og står i internkontrollforskriften https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/1996-12-06-1127.

Styret kan ikke bare håpe at alt er i orden

HMS handler ikke om å være perfekt. Det handler om å jobbe systematisk.

Det holder ikke å si «vi trodde vaktmester tok det» eller «forrige styre hadde sikkert kontroll». Styret må vite hva som er gjort, hva som mangler, hvem som følger opp og hvor dokumentasjonen ligger.

Dette er ikke for å skremme. Det er for å gjøre ansvaret konkret.

Hva ligger typisk under styrets HMS-ansvar?

Styrets ansvar handler særlig om fellesarealer og bygningsmessige forhold. Det kan gjelde:

• trapperom og rømningsveier
• brannvarslingsanlegg og slukkeutstyr i fellesarealer
• elektrisk anlegg i fellesområder
• garasje og ladestasjoner
• tekniske rom
• avfallsrom
• lekeplass og uteområder
• tak, fasade, kjeller, loft og andre risikoområder
• informasjon til beboerne
• avvik og tiltak
• dokumentasjon ved tilsyn, skade eller styreskifte

Dette er en oversiktsliste. Hvert bygg må vurderes ut fra sin størrelse, alder, bruk og risiko.

Styret kan delegere oppgaver – men ikke glemme ansvaret

Styret kan bruke vaktmester, forvalter, leverandører og fagfolk. Det bør dere også gjøre når det trengs. Men styret må fortsatt ha oversikt.

Derfor bør dere ha:

• tydelig ansvarsfordeling
• faste rutiner
• årshjul
• sjekklister
• avvikssystem
• dokumentasjon på kontroller og tiltak

Ikke vent til noe skjer

Mange styrer tar HMS først når det kommer tilsyn, skade, brann, vannlekkasje eller en sint beboer. Da blir det stress.

Det er mye bedre å rydde før noe skjer. Da kan styret vise: Dette har vi vurdert. Dette har vi kontrollert. Dette følger vi opp.

Slik gjør vi ansvaret konkret for styret

Vi hjelper dere å gjøre ansvaret håndterbart. Hva må dere følge opp? Hva kan legges i system? Hvilke maler trenger dere? Hva skal inn i årshjulet? Hvilke avvik må registreres?

Når ansvaret blir konkret, blir HMS mye mindre tungt.

Ofte stilte spørsmål

Hvem har HMS-ansvaret i sameie og borettslag?

Styret har ansvar for å organisere og følge opp HMS-arbeidet for fellesarealer og forhold som ligger under boligselskapets ansvar. Beboerne har også ansvar i egen bolig, men styret må ha rutiner og dokumentasjon for fellesområdene.

Kan styret bli ansvarlig hvis HMS ikke er fulgt opp?

Manglende oppfølging kan skape problemer ved tilsyn, skade eller ulykke. Det viktigste styret kan gjøre er å jobbe systematisk, dokumentere kontroller og følge opp avvik.

Må styret gjøre alle kontroller selv?

Nei. Mange kontroller bør gjøres av fagpersoner. Styrets jobb er å sørge for at kontrollene blir bestilt, gjennomført, dokumentert og fulgt opp.

Hva er det viktigste å dokumentere?

Dokumenter ansvar, risikovurderinger, brannvern, el-kontroller, avvik, tiltak, sjekklister, leverandørkontroller og styrets årlige gjennomgang av HMS-arbeidet.

Hvordan kan du hjelpe oss med styreansvaret?

Vi hjelper med kurs, system, maler, sjekklister og praktisk oppsett, slik at styret får en enkel måte å følge opp ansvaret på.