Dokumentasjon av HMS: Hva må styret kunne vise frem – og til hvem?

Hvilken HMS-dokumentasjon må styret kunne vise frem?

Styret i sameie og borettslag bør kunne dokumentere HMS-plan, ansvar, risikovurdering, rutiner, kontroller, avvik, brannvern, elsikkerhet, beboerinformasjon og årlig gjennomgang. Det viktigste er ikke å ha flest mulig dokumenter. Det viktigste er at dokumentasjonen er riktig, oppdatert og mulig å finne igjen.

Hvis ingen finner dokumentasjonen, har styret et problem

Mange styrer har gjort mer HMS enn de tror. Problemet er at dokumentasjonen ligger overalt.

Litt hos forvalter. Litt i gammel e-post. Litt i en perm. Litt hos tidligere styreleder. Litt i hodet til vaktmester.

Da blir styret sårbart.

Hva bør styret kunne dokumentere?

Styret bør ha oversikt over:

• HMS-plan
• ansvarsfordeling
• risikovurderinger
• rutiner og instrukser
• sjekklister og vernerunder
• brannverndokumentasjon
• kontroll av slukkeutstyr og branntekniske anlegg
• el-kontroller og avvik
• lekeplasskontroll der det er relevant
• avvik og tiltak
• informasjon sendt til beboerne
• serviceavtaler og rapporter
• årlig gjennomgang av HMS

Hvem kan spørre etter dokumentasjon?

Dokumentasjon kan bli relevant ved:

• tilsyn fra myndigheter
• brann eller skade
• forsikringssak
• klage fra beboer
• styreskifte
• salg eller større vedlikeholdsprosjekter
• leverandøroppfølging

Da er det for sent å begynne å lete i gamle e-poster.

Dokumentasjon skal være lett å finne

Et godt HMS-system fungerer som styrets felles hukommelse. Nytt styre skal kunne logge inn og se historikken:

• Hva er gjort?
• Hva står igjen?
• Hvilke kontroller er bestilt?
• Hvilke avvik er lukket?
• Hva må følges opp videre?

Dette sparer styret for tid og stress.

Ikke lag en digital roteskuff

Et dokumentarkiv uten struktur blir fort en digital roteskuff. Dokumentene bør kobles til rutiner, kontroller, avvik og årshjul.

Derfor anbefaler vi at dokumentasjon ikke bare lagres, men brukes aktivt i HMS-arbeidet.

Ofte stilte spørsmål

Hva må styret dokumentere i HMS-arbeidet?

Styret bør dokumentere ansvar, risikovurdering, rutiner, kontroller, avvik, tiltak, brannvern, elsikkerhet, beboerinformasjon og årlig gjennomgang.

Hvor bør HMS-dokumentene lagres?

De bør lagres i et felles system styret har tilgang til, ikke bare hos én person. Et digitalt HMS-system gjør dette mest oversiktlig.

Hva skjer ved styreskifte?

Hvis dokumentasjonen ligger i systemet, får nytt styre historikk og oversikt. Hvis alt ligger hos tidligere styremedlemmer, må dere ofte starte på nytt.

Må vi ta vare på gamle kontroller?

Ja, relevante rapporter og historikk bør lagres. De viser hva som er gjort og hvilke avvik som eventuelt ble fulgt opp.

Kan du rydde opp i gammel HMS-dokumentasjon?

Ja. Vi hjelper styret med å samle, sortere og legge dokumentasjonen inn i en praktisk struktur, slik at dere får kontroll fremover.