Internkontrollforskriften: Hva borettslag og sameier må vite

Internkontrollforskriften pålegger styret ansvaret for å etablere og vedlikeholde et dokumentert HMS system som sørger for trygghet og sikkerhet i det daglige. I praksis betyr dette at styret er forpliktet til å ha kontroll på risikoer knyttet til fellesarealer, bygg, el-sikkerhet, brannsikkerhet, vedlikehold og andre områder som direkte angår beboernes sikkerhet og helse. Selv om borettslag og sameier ofte ikke er tradisjonelle virksomheter med ansatte, faller de likevel inn under lovgivningen som krever systematisk ivaretakelse av HMS-arbeid gjennom et internkontrollsystem.

Hva er formålet med internkontrollforskriften?

Formålet med internkontrollforskriften er å sikre at virksomheter arbeider systematisk og forebyggende med helse, miljø og sikkerhet. For styret i borettslag og sameier, betyr det å ha oversikt over hva som kan innebære risiko for beboere, besøkende og personer som utfører arbeid på eiendommen, og sørge for at nødvendige tiltak blir fulgt opp. Målet er å forebygge ulykker, brann, skader og andre uønskede hendelser – før noe skjer.

HMS-arbeidet skal derfor ikke bare bestå av dokumenter og rutiner. Styret må også følge opp at tiltak faktisk blir gjennomført. Det kan for eksempel være å holde rømningsveier frie, følge opp kontroller av brann- og sikkerhetsutstyr, gjennomføre risikovurderinger, registrere og rette opp avvik og sørge for nødvendig informasjon til beboerne.

Internkontroll handler kort sagt om å ha oversikt over risiko, vite hva som skal gjøres og kunne dokumentere at det blir fulgt opp.

De viktigste punktene:

• Internkontrollforskriften krever at alle borettslag og sameier arbeider systematisk og forebyggende med HMS arbeid.
• Styret skal dokumentere arbeidet.
• Forskriften krever også at borettslag og sameier har klare rutiner for å håndtere avvik.
• Hvis det oppstår farlige situasjoner, skal disse rapporteres, håndteres og følges opp på en strukturert måte. Dette sikrer at potensielle risikoer blir løst raskt før de fører til skade.
• For å gjøre dette effektivt, er det en fordel å ha et digitalt internkontrollsystem, som gir oversikt og sørger for at alle nødvendige oppgaver blir fulgt opp i tide.

Hva er et internkontrollsystem, og hvorfor er det viktig for borettslag og sameier?

Et internkontrollsystem hjelper borettslag og sameier med å organisere, gjennomføre og dokumentere HMS-arbeidet på en systematisk måte. Det gir styret oversikt over hvilke oppgaver som skal utføres, hvem som har ansvar, hvilke kontroller som skal gjennomføres og hvordan avvik og risiko skal følges opp.

Systemet skal dokumentere hvordan borettslaget eller sameiet arbeider for å forebygge ulykker og skader og følge kravene i lover og forskrifter. Et godt internkontrollsystem gjør det enklere for styret å jobbe forebyggende, oppdage risiko før noe skjer og sørge for at nødvendige tiltak faktisk blir gjennomført.

På den måten får styret bedre kontroll på HMS-arbeidet, samtidig som det bidrar til et tryggere bomiljø og kan redusere risikoen for skader og unødvendige kostnader.

Hvordan implementere et internkontrollsystem i ditt borettslag eller sameie?

For å få på plass et godt internkontrollsystem bør styret først kartlegge hvilke HMS-områder og oppgaver som er relevante for borettslaget eller sameiet. Dette vil variere ut fra blant annet bygningstype, alder, tekniske anlegg og fellesområder. Det kan for eksempel være brannsikkerhet, elektriske anlegg, ventilasjon, lekeplasser, garasjeanlegg, rømningsveier, uteområder og andre forhold som kan innebære risiko.

Deretter bør styret få oversikt over hvilke kontroller og oppgaver som skal gjennomføres, hvor ofte de skal utføres, hvem som har ansvar og hvordan avvik skal registreres og følges opp. Rutiner, risikovurderinger, kontroller og utførte tiltak bør dokumenteres slik at styret enkelt kan vise hvordan HMS-arbeidet blir ivaretatt over tid.

Et digitalt internkontrollsystem kan gjøre dette arbeidet betydelig enklere. I stedet for at dokumentasjon, sjekklister, rapporter og oppgaver ligger spredt på forskjellige steder, kan HMS-arbeidet samles i ett system.

Norik Web og appen Norik Mobil er tilpasset HMS- og internkontrollarbeidet i borettslag og sameier. Systemet gir styret oversikt over blant annet sjekklister, kontrolloppgaver, avvik, risikovurderinger, rutiner, dokumentasjon og nødvendige tiltak. Oppgaver kan legges inn i et årshjul med frister og påminnelser, slik at styret lettere kan følge opp hva som skal gjøres gjennom året.

Kontroller og praktiske HMS-oppgaver kan også utføres og dokumenteres direkte via appen Norik Mobil. Dette er spesielt nyttig ved jevnlige vernerunder og andre kontroller i bygninger og fellesområder, fordi avvik og observasjoner kan registreres mens kontrollen gjennomføres.

Et godt internkontrollsystem skal først og fremst gjøre det enklere for styret å vite hva som skal gjøres, sørge for at det blir gjort og dokumentere at det er fulgt opp. På den måten blir HMS en del av det løpende styrearbeidet, i stedet for noe man først begynner å lete etter når det oppstår et problem eller kommer et tilsyn.

For borettslag og sameier som ønsker hjelp med å komme i gang, kan systemet også tilpasses etter bygningene, fellesområdene og behovene i det enkelte boligselskapet.

Ønsker dere mer informasjon om Norik og spørsmål om etablering av et HMS og internkontrollsystem ta kontakt med oss her.