Internkontrollforskriften forklart for styret – uten paragrafskrekk

Hva betyr internkontrollforskriften for sameie og borettslag?

Internkontrollforskriften betyr i praksis at styret må jobbe systematisk med HMS. Dere må ha oversikt over ansvar, risiko, rutiner, avvik, tiltak og dokumentasjon. Styret trenger ikke pugge paragrafer. Dere trenger en enkel arbeidsmåte som faktisk blir brukt. Link til internkontrollforskriften https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/1996-12-06-1127

Forskriften er ikke problemet – oversettelsen er problemet

Når et styre søker etter internkontrollforskriften, er det ofte fordi noen har sagt: «Dette er lovpålagt.» Og ja, HMS og internkontroll skal tas på alvor.

Men styret trenger sjelden mer lovtekst. Styret trenger en praktisk oversettelse:

• Hva må vi ha oversikt over?
• Hva må vi sjekke?
• Hva må vi dokumentere?
• Hva kan vi gjøre selv?
• Når må vi bruke fagfolk?

Det er her mange står fast.

Hva betyr internkontroll i praksis?

Internkontroll betyr at styret jobber systematisk. Ikke tilfeldig. Ikke bare når noe skjer.

For sameie og borettslag betyr det typisk at dere har oversikt over:

• hvem som har ansvar for HMS i styret
• hvilke områder og installasjoner som må følges opp
• hvilke farer som finnes på eiendommen
• hvilke rutiner dere har
• hvordan avvik meldes og lukkes
• hvilke kontroller som er gjennomført
• hvor dokumentasjonen ligger
• når HMS-arbeidet skal gjennomgås

Ikke gjør det større enn nødvendig

Et lite boligselskap trenger ikke samme HMS-opplegg som en stor industribedrift. Men dere må ha orden på det som er relevant for deres eiendom.

Har dere ansatte, garasje, lekeplass, heis, ladeanlegg, tekniske rom, avfallsrom, takterrasse eller mange fellesarealer, må dette inn i vurderingen.

Dokumentasjon skal være nyttig

Dokumentasjon er ikke pynt. Det skal hjelpe styret å vise hva som er vurdert, hva som er gjort og hva som følges opp.

Hvis dokumentasjonen er så tung at ingen bruker den, har den liten verdi. Derfor bør dere ha et system som gjør det lett å finne igjen sjekklister, rutiner, avvik og kontroller.

Slik gjør vi forskriften praktisk

Når vi hjelper et styre, oversetter vi regelverket til konkrete oppgaver:

• Dette må dere sjekke.
• Dette bør dere dokumentere.
• Dette kan ligge i årshjulet.
• Dette bør fagfolk vurdere.
• Dette kan styret følge opp selv.

Da blir internkontrollforskriften ikke et tungt ord. Den blir en praktisk arbeidsmetode.

Ofte stilte spørsmål

Hva krever internkontrollforskriften av styret?

Den handler om systematisk HMS-arbeid. For styret betyr det å ha oversikt over ansvar, risiko, rutiner, tiltak, avvik og dokumentasjon som er relevant for eiendommen.

Må internkontrollen være skriftlig?

Viktige deler av HMS-arbeidet bør dokumenteres skriftlig. Omfanget må tilpasses størrelse, risiko og aktiviteter. Vi hjelper styret å finne riktig nivå, slik at det blir praktisk og ikke overdrevet.

Hva er forskjellen på internkontroll og HMS-plan?

HMS-planen er ofte en del av internkontrollen. Internkontroll er hele måten styret jobber systematisk på, mens HMS-planen beskriver ansvar, rutiner og oppgaver.

Hvor ofte bør styret gjennomgå internkontrollen?

Vår anbefaling er minst én gang i året, og ellers ved større endringer, tilsyn, skader eller nye risikoforhold. Et årshjul gjør dette mye enklere.

Kan vi få en mal for internkontroll?

Ja. Vi hjelper styret med maler og digitalt system som er tilpasset sameie og borettslag, slik at dere slipper å lage alt fra bunnen.