Internkontrollforskriften: Hva borettslag og sameier må vite
Hvem gjelder internkontrollforskriften for?
Internkontrollforskriften gjelder for alle virksomheter i Norge, og borettslag og sameier er intet unntak. Forskriften pålegger styret ansvaret for å etablere og vedlikeholde et dokumentert system som sørger for trygghet og sikkerhet i det daglige. I praksis betyr dette at styret er forpliktet til å ha kontroll på risikoer knyttet til bygningsmasse, el-sikkerhet, brannsikkerhet, , vedlikehold, fellesarealer og andre områder som direkte angår beboernes sikkerhet og helse. Selv om borettslag og sameier ofte ikke er tradisjonelle virksomheter med ansatte, faller de likevel inn under lovgivningen som krever systematisk ivaretakelse av HMS-arbeid gjennom et internkontrollsystem.
Hva er formålet med internkontrollforskriften?
Formålet med internkontrollforskriften er å sikre at alle norske virksomheter arbeider systematisk og forebyggende med helse, miljø og sikkerhet. Dette gjelder også i boligmiljøer som borettslag og sameier. Ved å sikre klare retningslinjer for hvordan arbeid med HMS skal gjennomføres, reduserer man sannsynligheten for ulykker og farlige situasjoner. Med andre ord handler forskriften om å ivareta beboernes trygghet på en måte som er forutsigbar og sikkerhetsstyrt. Forskriften krever at styret i borettslag og sameier ikke bare tenker HMS som en teoretisk oppgave, men også tar konkrete og praktiske skritt for å overvåke risikoer, påse at brann- og beredskapsutstyr er på plass, og følge opp nødvendige tiltak.
Viktigste punktene:
Internkontrollforskriften krever at alle borettslag og sameier har et system for å dokumentere sitt HMS-arbeid (Helse, Miljø og Sikkerhet). Dette inkluderer regelmessig registrering av farer, gjennomføring av risikovurderinger, og iverksetting av tiltak for å redusere risiko. I tillegg må det være systemer for å håndtere avvik og uønskede hendelser. Internkontrollen skal organiseres og følges opp jevnlig, noe som betyr at styret må ha en plan for hvordan tiltak skal iverksettes og evalueres over tid. All dokumentasjon og handlingsplaner må være tilgjengelige for beboere og tilsynsmyndigheter.
Forskriften krever også at borettslag og sameier har klare rutiner for å håndtere avvik. Hvis det oppstår farlige situasjoner, skal disse rapporteres, håndteres og følges opp på en strukturert måte. Dette sikrer at potensielle risikoer blir løst raskt før de fører til skade. For å gjøre dette effektivt, trenger styret et fleksibelt system som hjelper dem med å holde oversikt og sørge for at alle nødvendige oppgaver blir fulgt opp i tide.
Hva er et internkontrollsystem, og hvorfor er det viktig for borettslag og sameier?
Et internkontrollsystem er et verktøy eller en plan, som hjelper borettslag og sameier med å holde orden på alle HMS-oppgaver de har ansvaret for. Systemets hovedformål er å dokumentere hvordan man jobber med å redusere risiko og overholde lover og regler. Et godt internkontrollsystem hjelper styret med å være proaktiv, ved å forhindre ulykker, redusere kostnader relatert til avvik og skader, og forbedre det generelle bomiljøet.
For borettslag og sameier handler et internkontrollsystem ikke bare om å sikre bygningens infrastruktur, men også om å ta vare på beboernes trivsel og trygghet. Internkontrollsystemet sørger for systematisk overvåking og oppdatering av nødvendige saker som brannsikkerhet, elektriske installasjoner, vedlikehold av fellesarealer, og andre tekniske systemer. Ved å bruke et spesialisert internkontrollsystem, som Norik Web, blir det enklere for styret å ha full oversikt og gjennomføre oppgavene de er pålagt på en effektiv og trygg måte.
Mer om HMS og internkontrollsystem for borettslag og sameier finner du her.
Hvordan implementere et internkontrollsystem i ditt borettslag eller sameie?
Implementeringen av et internkontrollsystem handler om å begynne med en kartlegging av alle relevante HMS-oppgaver borettslaget har ansvar for. Dette kan inkludere alt fra regelmessige kontroller, brannsikkerhet, kontroll av ventilasjonssystemer, vedlikeholdsoppgaver knyttet til lekeapparater og fellesarealer, til vurderinger av sikkerhet knyttet til el-anlegg. For å gjøre denne jobben mindre omfattende bør borettslaget / sameiet vurdere å ta i bruk digitale verktøy som kan hjelpe dem med å dokumentere alle sine gjøremål.
Norik Web tilbyr en spesialtilpasset løsning som hjelper borettslag og sameier med å følge internkontrollforskriften på en enkel og oversiktlig måte. Systemet lar brukerne enkelt utføre internkontroller, registrere avvik, og dokumentere alt fra inspeksjoner til tiltak i en digital platform – både via web og Norik Mobil-appen. Dette gjør HMS arbeidet betydelig mer effektivt og sikrer at alt er i tråd med lovpålagte krav til styret. Fordelen med Norik Web er også at systemet inkluderer automatiserte rapporter og et årshjul for HMS aktiviteter, som gir påminnelser for oppfølging og lar styremedlemmer få full kontroll på oppgaver og frister.
Norik Web hjelper styret med å opprette sjekklister, registrere avvik, og tilpassede kontrollskjemaer, samt rutiner og prosedyrer. Resultatet er bedre overholdelse av lover, forskrifter og en mye enklere hverdag. Systemet brukes allerede av både Kragerø Boligbyggelag, kunder tilknyttet Agio Forvaltning, og har vist seg å være et solid verktøy for å sikre en trygg og effektiv eiendomsforvaltning.
For mer informasjon om hvordan Norik Web kan hjelpe ditt borettslag eller sameie, besøk oss her.
